Vaikka tehokkuutta korostetaan nykyään ehkä jo liikaakin, on se itselleni yksityisyrittäjänä elinehto. Nyt en tarkoita kustannustehokkuutta, vaan tehokkuutta ajanhallinnassa.
Kun joutuu itse hoitamaan kaiken, aina toimiston järjestämisestä itse asiakaspalveluun ja laskutukseen saakka, on ensisijaisen tärkeätä, että ohjat pysyvät käsissä koko ajan käytetyn ajan suhteen. Jos kymmenen asiakkaan deadline on samalla viikolla, on ohjien pysyttävä käsissä koko ajan. Ei auta selittää, ettei ehtinyt tehdä jotakin kunnolla tai että peräti unohti tehdä jonkun asian.
Itselleni sopii kiire, ja toiminkin parhaiten kun on ”pieni tuli pepun alla” koko ajan. Jotta itselleni ei vain koskaan tulisi eteen tilannetta, jossa joutuisin myöntämään oman inhimillisyyteni rajat, olen erityisen viehtynyt erinäisiin ajanhallinta/projektinhallinta-keinoihin. Tällä hetkellä suosikkini on jakaa tehtävät seuraavanlaiseen tärkeysjärjestykseen:
1) tunneittain tarkastettavat, kiireelliset asiat,
2) päivittäin tarkastettavat, tarpeelliset asiat ja
3) viikoittain tai harvemmin tarkastettavat, ”mahdollisuudet”.
Aloitan jokaisen työpäiväni käymällä läpi edellisen päivän lopussa tekemäni tehtävälistan. Aloitan siis ”ykköslistan” kiireellisistä tehtävistä. Seuraavaksi siirryn ”kakkoslistaan” eli tehtäviin, jotka on hoidettava saman tai seuraavan päivän aikana. Deletoin tehtävät sitä mukaa, kun ne on tehty. Vasta kun nämä ”ykkös-” ja ”kakkoslistat” ovat tyhjät siirryn kolmoslistaan eli mahdollisuuksien listaan.
Ykköslistaa päivitän tunneittain, sillä prioriteetit saattavat todellakin muuttua monestikin päivän sisällä. Yksi puhelu saattaa siirtää kaikki muut asiat tärkeysjärjestyksessä myöhemmäksi. Tällä listalla ovat siis ehdottomasti kiireellisimmät tehtävät.
Kakkoslistaa päivitän samalla kuin ykköslistaakin, mutta tällä listalla ovat sellaiset asiat, joita ei ole ehdoton pakko hoitaa seuraavan tunnin sisällä. Esimerkkinä on tämän kirjoituksen kirjoittaminen. Kello on nyt n. kaksi ja kolmelta saapuu seuraava asiakas. Koska olen tapaamisen jo valmistellut (ykköslistalta), olen kakkoslistalla kohdassa blogi-kirjoitus. Kun saan tämän kirjoitettua, onkin jo aika ottaa asiakas vastaan.
Kolmoslistaan lisään erilaisia kehitysideoita, lukulistaa tai muita sellaisia tehtäviä, jotka tehdään vasta, kun akuutit asiat eivät paina päälle.
Jokaisen työpäivän päätteeksi päivitän vielä koko listan, jotta olen jo heti aamulla ajantasalla päivän prioriteeteista! Toimii!
Tunnustan, että olen tehokas vain ja ainoastaan näiden listojen avulla. Ilman jonkin näköistä ohjausta päiväni rönsyilisi ja saattaisin surffailla välillä verkossa, sitten selailla papereita ja yhtäkkiä huomata, että jonkin asian deadline onkin jo huomenna ja joudun tekemään koko illan töitä! Listojen ylläpitämisellä työpäiväni on tehokkaasti hoidettu ja voin illan rauhassa keskittyä perheeseen ja vapaa-aikaan. Kaiken näköiset hälytykset, muistilistat, yms. ovatkin se minun oikea käsi, pomoni, joka pitää minut ruodussa.
”The One minute to-do list”, Michael Linenberger
