Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Svahn Oy
Y-tunnus: 2442730-8
Osoite: Äyritie 12 A, 01510 Vantaa
Puhelin: 040 767 4877
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Asianajotoimisto Svahn Oy:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Asianajotoimisto Svahn Oy:n ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Asianajotoimisto Svahn Oy:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Lisäksi Asianajotoimisto Svahn Oy voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.
Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan Asianajotoimisto Svahn Oy:lle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.
Rekisterin tietosisältö
Asianajotoimisto Svahn Oy käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi
- nimi
- syntymäaika
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen
- muu suoritettu koulutus
- erityisosaaminen
- kielitaito
- nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
- suosittelijat
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät
Asianajotoimisto Svahn Oy ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Asianajotoimisto Svahn Oy:lle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa kuitenkin olla pääsy tietoihin. Asianajotoimisto Svahn Oy huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Asianajotoimisto Svahn Oy:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asianajotoimisto Svahn Oy ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Asianajotoimisto Svahn Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Asianajotoimisto Svahn Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi.
Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.
Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Asianajotoimisto Svahn Oy:n ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.
Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Asianajotoimisto Svahn Oy:n velvoitteen täyttämiseksi.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tieto säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla, joiden teknistä tietoturvaa hallinnoidaan usein eri keinoin. Tietoon pääsy on vain Sanna Svahnilla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva rekisterin tarkoituksen vastainen virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään työntekijän ja Asianajotoimisto Svahn Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen sanna.svahn@svahn.fi.
Muutokset rekisteriselosteeseen
Asianajotoimisto Svahn Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.